Menu
Contact
Wisselweg 33
1314 CB Almere
05-10-2021

Hoe leid je de besluitvorming tijdens een vergadering?

Het maken van beslissingen tijdens vergaderingen. Hoe kun je dit op een goede manier aanpakken? Bij Logius hebben we een workshop verzorgd om mensen met dit vraagstuk verder te kunnen helpen. Loop jij ook rond met vragen over dit onderwerp? Dit zijn de onderwerpen waar we het over hebben gehad.

Samen een beslissing maken tijdens een vergadering is niet zo makkelijk. De één is heel lang van stof en neemt veel tijd in die anderen niet in kunnen vullen. De ander beweegt zich bewust naar de achtergrond omdat ze zich niet durven te laten zien. Wij gaan hiermee om door rondes te maken waarbij iedereen de kans krijgt om iets te zeggen. De tijd wordt hier beperkt zodat iedereen een kans krijgt.

Maar dit gaat toch heel veel tijd kosten als je dit constant moet doen? Dat is inderdaad iets om goed op te letten. Je kunt de rondes heel snel doen. Hierdoor gaat weinig tijd verloren. Het is niet altijd zo dat mensen willen reageren. Een goede gespreksleider is hierbij ook essentieel.

Beslissingen maken doen we in stappen. Het is belangrijk om te beginnen met een goed voorstel. Dit voorstel komt voort uit een drijfveer. Deze drijfveer omschrijft de situatie en wat het effect is van deze situatie. Hierbij is het zo dat de huidige situatie niet gewenst is en dat we naar een andere situatie willen werken. Dit veroorzaakt een spanning.

Hé? Wat? Ik zal het nog even kort samenvatten: Geef aan wat de situatie is en doe een voorstel voor een oplossing. Als we een voorstel hebben kunnen andere mensen hier gemakkelijk consent op geven. Tenzij ze willen reageren met een bezwaar of zorg.

We gaan eerst kijken of er bezwaren zijn tegen het voorstel. Een bezwaar kan worden gemaakt als iemand denkt dat het voorstel schade aan de organisatie kan doen. Dit bezwaar is in de vorm van een gift die het voorstel uit kan breiden of aan kan passen. Als de groep het bezwaar draagt kun je deze aanpassen. Als deze niet gedragen wordt is het blijkbaar een probleem van die persoon. Als alle aanpassingen gemaakt zijn en niemand heeft bezwaren kun je samen het besluit vieren! Dit is erg belangrijk om dit niet te vergeten! Vergeet ook niet dat het besluit geëvalueerd wordt. Het besluit kan dus makkelijk aangepast worden als dit nodig is. Het gaat er om de situatie te verbeteren, het hoeft niet perfect.

Als je alle bezwaren hebt behandeld ga je samen luisteren naar de zorgen. Op zorgen hoeven we niet te reageren. Ook met zorgen is het besluit genomen. Deze zorgen kunnen wel weer mee genomen worden in de evaluatie van het besluit.

Vanuit de cursisten krijgen we een vraag. Je hebt mensen die in de weerstand gaan als hun idee niet aan wordt genomen. Dit kan een heel vervelende uitwerking hebben tijdens de vergadering en ook op lange termijn. We proberen door deze methode wel iedereen de mogelijkheid te geven om hun idee op tafel te leggen. Iedereen kan hierop reageren. Als iemand niet gesteund wordt is dit door de hele groep. Dit klinkt misschien hard maar dan sta je tegenover de hele groep als je hierom boos wordt. De groepsdruk helpt hier dus bij.

Een andere vraag gaat er over dat niet iedereen iets wíl zeggen. Het is goed om te kijken hoe dit komt. Je kunt natuurlijk altijd direct de vraag stellen waar dit vandaan komt. Dit werkt vaak het beste. Het blijkt dat mensen bang zijn om iets te zeggen. Als dit het geval is is het zaak om hier dieper op in te gaan. Waar komt deze angst vandaan? Dit is een heel belangrijk onderwerp dat dan eerst moet worden opgelost. Helaas is dit geen onderdeel van deze workshop.

Tijdens de cursus zijn mooie inzichten verworven.

  • Niet alle zorgen hoeven te leiden tot het blokkeren van een besluit. Hier wordt soms wel naar geneigd. Bewustwording van het verschil tussen bezwaar en zorg kan veel helpen.
  • Het is ook goed om af te spreken wanneer een besluit wordt geëvalueerd. Dit gebeurt nu één keer per jaar maar voor andere besluiten is het misschien handiger om sneller te evalueren.
  • Ook het van te voren maken van een voorstel werd erkent als een goed idee. Dit kan een hoop tijd besparen.

Met dank aan Ruud Rietveld die ik heb ondersteund terwijl hij de workshop heeft mogen gegeven.